Ada beberapa tips agar dokumen tidak hilang. Tidak perlu hal-hal yang kelewat teknis. Cukup ubah kebiasaan berkomputer saja.

Di Windows, ada folder bernama “My Documents”. Folder itu sudah dari sananya ada di Windows, seolah Microsoft membuatkan sebuah tempat bagi pengguna Windows untuk menyimpan dokumen-dokumen.

Standarnya, folder itu berada di dalam satu drive dengan sistem operasi—bukan sesuatu yang aman. Kenapa enggak aman? Karena ketika sistem operasi terganggu, bisa jadi dokumen-dokumen yang ada di folder itu juga turut terganggu, bahkan tidak bisa diakses sama sekali.

Kalau dokumen sudah tidak bisa diakses kembali, orang bisa panik, kemudian mengangkat telepon, menghubungi PCplus, bertanya bagaimana memperoleh dokumen itu kembali. Ya, itulah pertanyaan yang beberapa hari terakhir ini PCplus terima melalui telepon.

Makanya, kali ini PCplus berikan tutorial untuk mencegah hilangnya data. Tujuannya biar seperti kata pepatah “sedia paying sebelum hujan”. Tapi, tutorial ini tidak menjamin data seratus persen aman. Mengutip kata pelawak Asmuni (almarhum), “Tidak ada hil yang mustahal.”

Tapi, paling tidak, memperkecil risiko kehilangan data. Ayo deh, mulai dengan tips nomor satu.

Jangan Simpan Data di Drive Sistem Operasi

Masalah ini sudah disinggung sedikit di awal “cerita” tadi. Di mana posisi sistem operasi? Biasanya di C, bukan? Bisa juga di D, kalau komputer punya dua sistem operasi. Pokoknya, mau di mana pun sistem operasi, jangan simpan data di situ.

Ada saja masalah yang bisa menyerang sistem operasi, seperti virus dan file yang korup. Kadang-kadang (atau seringkali ya?) solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah itu adalah dengan menginstal ulang sistem operasi.

Solusinya, kalau punya dua hard disk, simpan data di hard disk yang berbeda dengan hard disk yang berisi sistem operasi. Kalau cuma punya satu hard disk, buatlah sebuah partisi khusus untuk menyimpan data.

Kalau masih merasa takut di hard disk biasa, belilah hard disk eksternal. Nah, pada beberapa hard disk eksternal, ada fitur untuk back-up data. Fitur itu berupa peranti lunak yang secara otomatis akan melakukan back-up terhadap data yang sudah ditentukan dan pada lokasi yang sudah ditentukan pula.

Jadwalkan Back-up

Penentuan lokasi penyimpanan yang berbeda dengan sistem operasi baru satu cara. Tapi ingat, hard disk pun bisa rusak. Makanya, selain disimpan di hard disk, simpan data di tempat lain, misalnya di keeping DVD. Tapi, keping DVD bisa tergores, jadi isinya tidak bisa dibaca?

Kalau satu back-up kurang, buat beberapa. Kalau keping-keping DVD dirasa tidak cukup, cari saja situs web penyimpanan online. Banyak kok situs web yang melayani penyimpanan data online, mulai dari yang gratis sampai yang mahal.

Salah satu situs web yang punya layanan penyimpanan gratis adalah IDrive (www.idrive.com). Situs web ini menyediakan ruang sebesar 2GB. IDrive juga menyediakan peranti lunak untuk mempermudah transfer file. Biar lebih jelas, kapan-kapan PCplus bahas situs web ini deh.

Hati-Hati Menyalin File Baru

Punya file yang mau disalin, misalnya dari USB flash disk (UFD) ke hard disk? Hati-hati. Bukan cuma virus yang perlu diperhatikan (kalau masalah virus sih pasti sudah jadi perhatian), tapi juga nama file.

Jangan sampai, file yang disalin dari UFD, juga media lain, “menimpa” file yang sudah ada di hard disk. Lain halnya kalau itu memang sudah disengaja. Tapi, kalau tidak disengaja, bisa menyebabkan file lain hilang.

Misalnya, ada file “rencana.doc” yang berisi rencana pembelian PC disalin dari UFD ke folder D:-Dokumen di hard disk. Padahal, di tempat itu sudah ada file bernama yang sama tapi isinya rencana pembelian sayur. Lah, kalau saja file dari UFD menimpa file di hard disk, berarti hilanglah rencana pembelian sayur. (Alex Pangestu alex@tabloidpcplus.com )

Pindahkan “My Documents”

Folder “My Documents” semestinya dipakai untuk menyimpan dokumen. Tapi, malah ada tips agar tidak menyimpan dokumen di situ. Pasalnya, folder itu terletak pada drive yang sama dengan drive sistem operasi. Risikonya tinggi menyimpan file di drive sistem operasi. Ketika sistem operasi bermasalah dan harus diinstal ulang, file bisa hilang.

Salah satu solusi adalah dengan menyimpan file di drive lain. Mubazir dong “My Documents”nya? Yah, begitulah. Tapi, sebetulnya kita bisa merujuk folder lain sebagai folder “My Documents”. Nanti, posisi folder itu tetap sama di Windows Explorer. Tapi sebetulnya, folder itu berada di drive yang lain. Caranya begini.

1. Buka Windows Explorer.

2. Klik kanan pada [My Documents] terus klik [Properties].

3. Klik [Move…].

4. Ketika muncul jendela untuk melakukan browse, cari folder yang berisi dokumen-dokumen.

5. Klik [OK].

6. Tutup jendela Properties.

7. Selesai.